Informationen zum Datenschutz für Klienten

 

Mit dem Besuch unserer Website werden Daten erfasst bzw. verarbeitet. Dazu informieren wir Sie mit den folgenden Ausführungen. Sollten Sie persönlich mit uns in Kontakt treten, werden wir Sie über die dadurch entstehenden zusätzlichen datenschutzrechtlichen Umstände informieren.


Merkblatt

Hinweise zum Datenschutz

1.      Wer ist verantwortlich / An wen können Sie sich wenden

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notar Jan Peterßen mit Amtssitz in Würselen (Anschrift: 52146 Würselen, Morlaixplatz 27 / Telefon: 02405/21335 / Fax: 02405/94592 / E-Mail: info@notar-wuerselen.de). Sie und etwaige andere betroffene Personen können sich für alle Fragen des Datenschutzes sowie bei Fragen und Beschwerden betreffend die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten und betreffend die Ausübung Ihrer Rechte vertraulich an mich oder an die Datenschutzbeauftragte (datenschutz@notar-wuerselen.de) wenden.

2.      Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von durch Sie beauftragte Dritte (zum Beispiel Rechtsanwälte, Steuerberater, Makler, Kreditinstitute) erhalte, wie zum Beispiel

a)     Daten zur Person, zum Beispiel Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer,

b)     Daten zur Kontaktaufnahme, wie zum Beispiel postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse,

c)      Bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer,

d)     Fallbezogen, zum Beispiel bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer und der von Ihnen Bedachten familiären Situation und zu Vermögenswerten sowie gegebenenfalls Angaben zur Gesundheit oder andere sensible Daten, zum Beispiel weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen oder im Zusammenhang mit Testamenten zugunsten von Behinderten oder Bedürftigen erforderlich sind,

e)     Fallbezogen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie zum Beispiel Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, zum Beispiel Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3.      Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und gegebenenfalls weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personen-bezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4.      An wen gebe ich Daten weiter

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten. Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, zum Beispiel aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5.      Werden Daten an Drittländer übermittelt

Eine Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6.      Wie lange werden Ihre Daten gespeichert

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 5 Absatz 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

a)     Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung, einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Absatz 4 DONot): 100 Jahre,

 b)     Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, 
Generalakten: 30 Jahre,
 

c)      Nebenakten: 7 Jahre, wobei der Notar jedoch spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen kann, zum Beispiel bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr. Die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, wie zum Beispiel für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht beziehungsweise die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7.      Welche Rechte haben Sie

a)     Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, und wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten verarbeite, welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten gegebenenfalls weitergeleitet wurden, wie lange die Daten gegebenenfalls gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.

b)     Sie haben das Recht, unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.

c)      Sie haben das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Artikel 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.

d)     Sie haben das Recht, von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, zum Beispiel zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder gegebenenfalls wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Artikel 18 DS-GVO).

e)     Sie haben das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese nicht erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

f)       Sie haben das Recht, sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden.

Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0 / Fax: 0211/38424-10 / E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

 

 


Allgemeine Informationen zum Datenschutz


Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Notar Jan Peterßen
Morlaixplatz 27
52146 Würseln

 Tel.: 02405/21335
info@notar-wuerselen.de

 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

H-Roemer GmbH
Frau Anne Roemer
Rehweg 8
52428 Jülich
E-Mail: datenschutz@notar-wuerselen.de


Erfasste Daten und Zweck der Datenverarbeitung

Bei einem Besuch auf unserer Webseite speichert unsere Server automatisch 

  • Datum und Uhrzeit des Abrufs,
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  • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.),
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Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Nutzungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung 2016/679. Unsere danach erforderlichen berechtigten Interessen liegen darin begründet, dass der Betrieb einer Webseite ohne die Erfassung der oben genannten Daten nicht möglich ist. Damit ist auch den Interessen der rechtssuchenden Bevölkerung gedient.


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Zur Ausübung der in dieser Ziffer genannten Rechte sowie bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten können sie und die anderen betroffenen Personen sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

H-Roemer GmbH
Frau Anne Roemer
Rehweg 8   
52428 Jülich
E-Mail: datenschutz@notar-wuerselen.de

Änderungen in de Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten machen wir auf unserer Webseite bekannt.

Mit Beschwerden über die Datenverwendung durch uns können Sie sich und die anderen betroffenen Personen auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
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